KVKK

1.PERSONEL AYDINLATMA METNİ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Ensar Gemi ve Yan Sanayi Limited  Şirketi (bundan sonra Ensar diye anılacak) Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Kanun’a uyumluluğunun sağlanmasını ve Ensar tarafından kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesinde uyulacak ilkelerin belirlenmesini amaçlamaktadır.

Bu kapsamda 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, Ensar olarak, Veri Sorumlusu sıfatıyla, kişisel bilgileriniz aşağıda açıklandığı çerçevede, farklı kanallar ve hukuki gerekçeler çerçevesinde temin edilmekte, kaydetme, saklama gibi süreçler çerçevesinde işlenmekte, mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere devredilmekte, söz konusu verilerin güvenliği ve yetkisiz kişilerin erişiminin engellenmesi konusunda her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Ensar olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”)’na uygun olarak işlenerek, muhafaza edilmesine büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile KVKK’ da tanımlı şekli ile Ensar olarak “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

1.1. Çalışanlara İlişkin İşlemekte Olduğumuz Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Veriler

İşletmemiz; çalışanlarımıza ait, kanunun kişisel veri olarak belirlediği kimlik bilgilerinizi, iletişim bilgilerinizi, yaş, cinsiyet, sağlık bilgilerinizi, boşanma kararları, aile durumuna ilişkin bilgiler, nüfus kağıtlarınızın fotokopileri, sağlık raporlarınız, medeni hal, gibi verilerinizin yanı sıra, İşletmemize ilişkin çalışma tarihçeniz, eğitim durumunuz, katıldığınız seminer ve iş içi eğitimlere ilişkin veriler ile, kanuni yükümlülüklerimiz olan vergileme ve genel sigorta işlemleri için gerekli her tür bilgiyi hukuka uygun olarak saklamakta ve işlemektedir.

Kişisel Veriler:

• Kimlik Bilgisi: TCKN, İsim, soy isim, doğum yeri / tarihi, imza, medeni hal vb.
• İletişim Bilgisi: Telefon numarası, E-posta adresi vb.
• Lokasyon Bilgisi: Adres bilgisi vb.
• Özlük Bilgisi: Cinsiyet, askerlik durum bilgisi, vatandaşlık bilgisi vb.
• Hukuki işlem: Adli sicil kaydı, velayet belgesi vb.
• Fiziksel Mekân Güvenliği: Kamera kayıtları, işe giriş çıkış kayıtları vb.
• Mesleki Deneyim: Unvan, mesleki deneyim vb.
• Finans: Maaş bilgisi, hesap numarası vb.

Özel Nitelikli Kişisel Veriler:

• Sağlık Bilgisi: SRC / Psikoteknik sonuçları, sağlık bilgisi vb.
• Ceza Mahkûmiyeti Bilgisi: Ceza Mahkûmiyeti vb.
• Biyometrik ve Genetik Bilgi: Kan grubu vb.
• Güvenlik Tedbiri ile İlgili Bilgiler: Sabıka kaydı vb.

1.2. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Çalışanların verileri Ensar tarafından uygulanan faaliyetlerin ilgili mevzuat ve uygulamalara uygun olarak yerine getirilmesini sağlamak için aşağıdaki amaçlarla KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kapsamda işlenecektir:

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi kapsamında kişisel verilerin işlenmesi

Çalışanların bordrolarının düzenlenmesi ve çalışanlara bildirilmesi ve çalışanlara teslim edilmesi,

Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması, ödeme süreçlerinin yürütülmesi için gerekli uygulamaların yapılması için gerekli işlemlerin planlanması ve icrası,

Çalışanların izin onayı ve düzenlemelerinin uygulanması için gerekli işlemlerin planlanması ve icrası,

Çalışanların işe giriş ve çıkış işlemlerinin uygulanması için gerekli işlemlerin planlanması ve icrası,

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşlara kanun ve mevzuat kapsamında gerekliliklerin yerine getirilmesi kapsamında

Çalışan özlük dosyasının düzenlenmesi ve olası bir denetim için kayıt altına alınması için yapılan planlamalar ve uygulamalar,

SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri ve diğer Kamu Kurum ve Kuruluşlara ait yasal yükümlülük bilgilendirmelerinin yapılması planlaması ve icrası,

Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması için yapılan planlama ve uygulamalar,

İlgili kanun ve mevzuat ile yetkili düzenleyici kurumlar ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarının öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması için yapılan planlama ve uygulamalar,

Olası kamu kurumları denetimleri için gerekli süreç ve belgelerin sağlanması için yapılan planlama ve uygulamalar,

Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi için yapılan planlama ve uygulamalar,

İlk işe giriş muayenelerinin gerçekleştirilmesi, muayene kayıtlarının oluşturulması ve saklanması, bu yönde yapılabilecek sağlık denetimlerine hazırlıklı olunması,

Çalışanların periyodik sağlık muayenelerinin gerçekleştirilmesi, muayene kayıtlarının oluşturulması ve saklanması suretiyle olası sağlık denetimlerine hazırlıklı olunması,

Dış kurumlardan alınan dinlenme ve istirahat raporlarının kurum tarafından onaylanması, SSK kurumuna bildirilmesi ve kayıt altında tutulması,

İşyerinde güvenliğin sağlanması kapsamında

İşyerine yapılan personel giriş çıkışlarının kaydı,

İşyerine yapılan diğer kişilerin giriş ve çıkışlarının kaydı,

Kurum idaresi, üretim ve ticari faaliyetlerinin yürütülmesi ve kurum politikalarının uygulanması kapsamında

Çalışan performansının ölçülmesi planlanması ve kayıt altına alınması,

Çalışan ile e-posta mobil araçlar vb. vasıtasıyla iletişimin sağlanması,

Yeni çalışan istihdam edilmesi amacıyla iş başvurusunda bulunan adayların bilgilerinin kayıt altına alınması, incelenmesi ve pozisyona uygunluğunun değerlendirilmesi, planlanması

Başvurunun değerlendirilmesi kapsamında özgeçmiş üzerine alınan görüşme notlarının süreçle ilgili İnsan Kaynakları personeli, müdür yardımcıları, müdür ve ilgili birim yöneticileri ile paylaşılması

Özgeçmişte yer alan referans bilgileri aracılığı ile aday tarafından paylaşılan verilerin teyit edilmesi

İleriye yönelik uygun pozisyon açılması ihtimali dâhilinde özgeçmiş bilgilerinin kaydedilmesi

1.3. Kişisel Verileri İşleme Süresi

Kişisel Verileriniz KVKK başta olmak üzere kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata ve diğer mevzuatlarda zorunlu kılınan sürelere (zamanaşımı süreleri gibi kanuni süreler, meşru menfaate ilişkin süreler dahilinde) uygun şekilde  her halükârda aşağıdaki meşru amaçlar ortadan kalkmadığı müddetçe işlenecektir.

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

1.4. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

 İşlenen Kişisel verileriniz; Ensar tarafından ifa edilen faaliyetlerin ilgili mevzuat ve prosedürlere uygun olarak yerine getirilmesini temin maksadıyla iş birimlerimiz tarafından gerekli operasyonel faaliyetlerin yürütülmesi, işyeri güvenliğinin tesisi, işyeri yetkililerine,  hizmet alınan kişi veya 3. kişilere, başta ilgili bakanlıklar olmak üzere kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına ve özel kişilere, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Bu kapsamda Ensar:

Mesleki eğitim, mesleki yeterlilik, makine operatörlüğü,  ilkyardım vb. eğitimlere katılımın gerçekleştirilebilmesi için eğitimi düzenleyen kurum ve kuruluşlarla kimlik verisi paylaşımı,

Bordro ve ödeme kapsamında ilgili kuruluşlar, iş ortakları, hizmet alınan kişi veya 3. kişiler ile gerekli verilerin paylaşımını yapmaktadır.

1.5. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz, ENSAR birimleri ve ofisleri, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Bu şekilde toplanan kişisel verileriniz KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında ayrıca bu metnin (2) ve (3.) maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Ensar, çalışanlarına yönelik operasyonel süreçlerini yürütürken işlediği kişisel verilerde, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4857 Sayılı İş Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ve İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine uygun hareket eder.

Ensar, kişisel verilerinizi ancak ilgili mevzuatta ve / veya kurum içi politikalarda belirtildiği doğrultuda veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmektedir. Bu kapsamda öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için öngörülen süreye uygun hareket edilmekte, böyle bir sürenin öngörülmediği durumlarda ise kurum içi politikalarda yer alan yönergeler doğrultusunda kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

1.6. İlgili Kişi Olarak KVKK’nın 11. Maddesinde Sayılan Haklarınız

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi doğrultusunda kişisel verileriniz üzerinde sahip olduğunuz haklarınızı kullanmak için İşletmemize muhasebe@ensargemi.com,  adreslerinden başvurarak kişisel veri sahipleri;

Kişisel verilerinizin korunmasına yönelik haklarınız hakkında ayrıntılı bilgi alabilir,

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenebilir,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep edebilir,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilir,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme hakkında bilgi edinebilir,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir,

KVKK’nın ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilir,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilir,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep edebilme haklarına sahiptir.

1.7. Kişisel Veri Sahiplerinin İstek ve Talepleri

Ensar KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. ENSAR, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi İstasyon Mah. 1495/2 Sok. No:1 Gebze/Kocaeli adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK’da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilir veya muhasebe@ensargemi.com adresine iletebilirsiniz.

Kanun kapsamında uygun görülen süre 30 takvim günü içerisinde başvurunuza cevap verilmemesi durumunda veya başvurunuzun reddedilmesi, başvurunuza verilen cevabı yetersiz bulmanız durumlarında ilgili kişi olarak, Ensar'ın cevabını öğrendiğiniz tarihten itibaren 30 gün ve her halükârda başvuru tarihini takiben 60 takvim günü içerisinde Kişisel Verilerin Korunması Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.

Kişisel veri sahipleri adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için veri sahibi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına, noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.